Voy a empezar este post sin entrar mucho en detalle en torno a este concepto de "Comunicación interna" pues creo que es bastante conocido por todos y su popularidad se ha visto incrementada en estos tiempos de pandemia y post pandemia.

Me gustaría referirme a ella como una herramienta, como una pieza clave en una compañía que va de la mano y haciendo equipo como si de un puzzle se tratara con otros conceptos como el endomarketing o experiencia del empleado. Creo que la comunicación interna es más que un mensaje o una forma de informar a los empleados. Es el motor que consigue que las personas confíen en la organización, las mantenga unidas a ella y se sientan uno más, sin jerarquías.

Muchas empresas presumen de tenerla, pero la comunicación interna de éxito no es tarea sencilla, entran en juego varios factores y características.

En cuanto a los factores, diría que ha de ser una empresa que apueste por hablar de tú a tú con las personas que las conforman, que sea totalmente transparente y en la que la comunicación interna forme parte de la estrategia de la compañía. Voy más allá, que las personas sean su foco, se preocupen por ellas y las escuchen haciéndolas sentir parte del propósito de la compañía.

Y si hablamos de características, ha de ser una comunicación abierta, clara, transparente y bidireccional.

DIFERENCIAS ENTRE COMUNICACIÓN INTERNA Y ENDOMARKETING

Aunque acabo de comentar que comunicación interna y endomarketing son conceptos que van de la mano y que forman, creo, un tándem perfecto, sí que existe una ligera diferencia entre ambos.

Cuando hablamos de comunicación interna -acción de poner en común objetivos, estrategias y resultados-, hablamos de informar a través de distintos canales y mensajes a tu público interno de todo lo relacionado con tu organización. Mientras que el endomarketing se refiere más a todo el marketing que hacemos hacia dentro. La estrategia compuesta por campañas o iniciativas cuyo objetivo es un empleado feliz, motivado y que se sienta parte de la empresa. Este concepto empieza por cómo la empresa hace sentir a sus colaboradores.

EJEMPLOS DE CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA

Tradicionalmente, cuando hablábamos de comunicación interna se nos venía a la mente canales como cartelería, intranet, tablón de anuncios o acciones in situ en las oficinas. Pero estamos en un momento en el que el teletrabajo o los modelos híbridos están a la orden del día y hay que apostar por canales que nos permitan comunicarnos con nuestros empleados con independencia del lugar donde se encuentren. No sólo el email o blogs. Ahora hay que buscar canales donde haya multidireccionalidad, posibilidad de feedback y que sean colaborativos.

Pero ojo, antes de elegir uno u otro tenemos que conocer a nuestro público interno (qué les motiva, qué les interesa,..) para elegir el canal o canales y los mensajes a transmitir con los que logremos un mayor engagement e impactos.

WhatsappBusiness, Telegram, apps móviles, podcasts o redes sociales internas como Yammer, son algunos ejemplos.

Y no podemos olvidar que la tecnología va a ser un facilitador para conectar a los equipos.

7 PASOS PARA ELABORAR UN PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

A la hora de poner en marcha un plan de comunicación interna que será nuestra hoja de ruta, debemos de tener en mente estos siete pasos que enumero a continuación:

• Diagnóstico. En este primer paso tenemos que identificar cómo es el estado actual de la comunicación interna en nuestra empresa: qué está funcionando, qué no etc Aquí podemos lanzar una encuesta de CI a nuestros empleados y con los resultados obtenidos, ver dónde tenemos que poner mayores esfuerzos.
• Objetivos. Es decir, qué queremos conseguir con este plan, pero teniendo en cuenta los objetivos empresariales. Ambos tienen que estar alineados. No olvidar aquí que han de ser SMART (específico, medible, alcanzable, relevante y en tiempo).
• Público objetivo. Tenemos que identificar y conocer a nuestro público (qué sienten, quieren, hacen). De esta manera, podemos segmentarlos y lanzarles los mensajes adecuados para generar el impacto que queremos.
• Presupuesto. ¿De cuánto dinero dispongo? ¿Qué recursos tengo? ¿Necesito proveedores externos? ¿Cuántas horas implican la realización de estas acciones? Estas son las preguntas que tenemos que hacernos aunque sea algo que es habitual que modifiquemos a posteriori.
• Canales y mensajes. Definiremos aquí los canales elegidos (tanto los más formales o de siempre -como newsletter- y más informales -como una aplicación o red social corporativa); y qué mensajes lanzaremos en cada uno de ellos teniendo en cuenta los segmentos de nuestro público objetivo.
• Calendario. Es clave calendarizar las acciones y campañas que vayamos a poner en marcha de manera anual. Algunas serán puntuales y otras estarán en marcha durante meses o incluso el año completo. Con ello podremos tener una visión global de todo lo que queremos hacer evitando que se solapen o concentren determinadas iniciativas en períodos concretos.
• Evaluación. Tenemos que medir los resultados obtenidos y comparar con los objetivos establecidos para que podamos saber si nuestro plan funciona o no. Algunos ejemplos de KPIs podrían ser la interacción conseguida o el número de acciones o comunicaciones realizadas.

3 BUENAS PRÁCTICAS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Y qué mejor que ver en ejemplos algunas ideas de acciones que podemos poner en marcha dentro de nuestro plan de comunicación interna:

• Diseño de una app de ONBoarding. Gracias a ella todas las nuevas incorporaciones tendrán acceso a la misma información, podrán conocer la empresa (valores, cultura, organigrama, …) y el rol y departamento del que formarán parte. Además, podremos añadir que sea un proceso gamificado para motivarles aún más (premiar por consultar x documentación o realizar un curso; hacer un test de conocimiento, etc).
• Apuesta por podcasts mensuales en donde hagamos una conversación informal y cercana con el CEO sobre los temas que más interés despierten o más les preocupen nuestros empleados y que nos hayan comentado previamente. Una editorial con la que afianzaremos la transparencia y honestidad de la compañía.
• Crea una plataforma para recoger ideas innovadoras de tus empleados. La escucha activa es fundamental y pedirles que nos den su opinión sobre cosas nuevas que creen que podemos hacer o mejorar a nivel interno, será una muy buena manera de motivarles. Podemos crear desde un formulario de Teams a apostar por una actividad de teambuilding con la que consigamos nuestro objetivo. Digicrea es un ejemplo de ello.

VENTAJAS DE APOSTAR POR LA COMUNICACIÓN INTERNA

Toda empresa que ponga la comunicación interna como parte clave de su estrategia, verá impacto en el rendimiento de negocio y además conseguirá:

- Mejorar la fidelización de talento

- Mejorar el clima laboral

- Mayor sentimiento de pertenencia

- Inspirar y alinear a toda la organización

- Mayor productividad

Al final aquellas empresas que tengan internamente un gran nivel de engagement verán impactos en: sus niveles de absentismo, la fidelidad de sus clientes o en el bienestar de sus empleados. Si nos vamos a datos qué mejor que Gallup para ello. Según su informe Employee and Performance de 2020:

• Se reduce un 81% el absentismo
• Se aumenta un 10% la fidelidad de los clientes
• Se mejora en un 18% la productividad en ventas
• Se amplía un 23% el margen de rentabilidad
• Se obtiene un 66% de mejora en el bienestar de los empleados

5 CONSEJOS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN INTERNA

Y para cerrar este artículo, me gustaría compartir una serie de tips que nos pueden ser de gran ayuda para mejorar la comunicación de nuestra compañía y poneros en acción:

-Planifica. Elabora un plan de CI con estrategias claras y en las que has de incluir mensajes, personas a las que nos dirigimos y calendario.

-Integra. Es necesario alinear nuestra comunicación interna con los objetivos de la empresa, además de tener el compromiso e implicación de la dirección.

-Transparencia. Información clara, precisa y directa. Ganaremos agilidad en los procesos y aumento del compromiso de las personas.

-Ser disruptivo. Estar al tanto de las últimas tendencias en herramientas y tecnologías. La clave es comunicar de la forma más atractiva, innovadora y que llegue mejor a nuestro público interno.

-Mide. Como ya mencioné como uno de los pasos de nuestro plan de CI, contar con indicadores para evaluar nuestra comunicación es clave y nos permite poner en marcha un plan de acción para mejorar, cambiar o dejar de hacer.

Con todo lo anterior espero haberos convencido de la importancia que tiene apostar por la comunicación interna como columna vertebral de una compañía. 

¿Cuál va a ser tu primer paso para empezar?