Empecé a teletrabajar en 1994, éramos un equipo de 6 personas en los albores de la web que, como recordarás fue en 1991. La tecnología ha cambiado mucho, ahora facilita mucho mejor las cosas y todo es más ágil. Sin embargo, las bases de nuestro comportamiento como personas son similares y evolucionan a la par que las herramientas. Te comparto aquí lo aprendido durante estos años.

Vivo en una isla. Cuando en 1998 fundamos una empresa de innovación de base tecnológica, nos enfrentamos al reto de hacer productos de primera, con gente de primera. En consecuencia formamos un equipo multidisciplinar, desde Siberia a California y desde Helsinki hasta Santiago de Chile.

Ahora, millones de personas en todo el mundo han hecho una transición repentina al trabajo remoto en medio de la pandemia de Covid-19. No es sorprendente que esto haya traído falta de productividad, estrés y un riesgo a más largo plazo: el agotamiento de los empleados de las empresas y los colaboradores.

Los riesgos del teletrabajo

Las líneas entre el trabajo y la vida personal se están desdibujando de formas nuevas e inusuales, y es probable que muchos empleados que trabajan remotamente por primera vez tengan dificultades para preservar los límites entre sus vidas profesionales y personales de una forma saludable.

En otro ámbito de las cosas, con frecuencia ocurre que para demostrar su lealtad, compromiso y productividad, las personas pueden sentir que tienen que trabajar todo el tiempo o demostrar que lo hacen.

Las mañanas se mezclarán con las tardes, los días de semana se mezclarán con los fines de semana, y quedará poca sensación de tiempo libre.

Si no resolvemos estas brechas las consecuencias pueden ser muy duras, pues es posible que a algunos empleados se les pida que continúen trabajando de forma remota durante varios meses.

Lo que nos dicen algunas investigaciones

Las investigaciones y lo que de forma empírica hemos aprendido quienes somos teletrabajadores de larga data, sugieren que trazar líneas entre nuestra vida profesional y personal es crucial, especialmente para nuestra salud mental. Esto es más fácil decirlo que hacerlo, de hecho es difícil, incluso en buenas circunstancias. En gran medida, eso se debe a que la economía del conocimiento ha transformado radicalmente lo que significa ser un “trabajador ideal”.

Investigaciones de Harvard han demostrado que los trabajadores a menudo dificultan, aunque de forma involuntaria, que sus supervisores, colegas y empleados mantengan los límites. Una forma de dificultarlo es enviar correos electrónicos de trabajo fuera del horario de oficina.

En cinco estudios en los que participaron más de 2.000 adultos que trabajan, descubrieron que los remitentes de correos electrónicos fuera del horario laboral subestiman cómo se sienten los receptores obligados a responder de inmediato, incluso cuando dichos correos electrónicos no son urgentes.

Covid-19 podría amplificar estas presiones y potenciar o exacerbar hábitos anteriores que ya eran insanos.

Incluso para las personas que tienen una preferencia natural por separar su vida laboral y personal, las circunstancias actuales pueden no permitirles hacerlo: muchas escuelas están cerradas, y la guardería ya no es una opción, lo que supone una carga adicional para los padres que trabajan. Esto ocurre aunque muchas organizaciones ya alientan a sus empleados a trabajar desde casa, pues estas personas se enfrentan a los desafíos de trabajar en casa en presencia de sus familias.

En un artículo clásico, Blake Ashforth, de la Universidad Estatal de Arizona, describió las formas en que las personas demarcan la transición del trabajo a los roles no laborales a través de “actividades de cruce de fronteras”. Seguir un horario y una rutina, ponerse la ropa de trabajo, viajar de casa al trabajo, son indicadores físicos y sociales de que algo ha cambiado. Si lo consigues, has pasado de “tu hogar” a “tu trabajo”.

Algunas preguntas que nos conciernen:

• ¿Cómo podemos continuar separando nuestras vidas laborales y no laborales, dada la situación extraordinaria en la que muchos de nosotros estamos hoy?
• ¿Cómo podemos “dejar nuestro trabajo en la puerta” si ya no salimos por la puerta?
• ¿Qué podemos hacer los teletrabajadores, empleadores, responsables de equipo y compañeros de trabajo para ayudarnos mutuamente?

Con base a la investigación mencionada, a las mejores prácticas de quienes tenemos una larga experiencia de teletrabajo y a abundante literatura académica, aquí hay algunas recomendaciones que funcionan.

Mantener límites físicos y sociales

Ponte tu ropa de trabajo todas las mañanas, si el viernes es más informal sigue haciéndolo. Cuando se pueda, considera reemplazar tu viaje matutino con una caminata a un parque cercano, o incluso cerca de tu vivienda, antes de sentarse a trabajar.

Tanto en esos momentos, como mientras dure el confinamiento, hay 3 cosas que te recomiendo:

1. Antes de comenzar, sal al balcón, el jardín o algún espacio exterior, después vete a tu espacio de trabajo.
2. El espacio de trabajo debe ser tan confortable como sea posible y aislado si las circunstancias lo aconsejan.
3. Mantén una reunión de diez minutos con tu equipo, mantenla mirándonos a la cara y alrededor de un café. Lo que importa es el proceso de inmersión y, por qué no, el aroma del café que te dará la sensación de estar en otro ámbito.

Mantener límites de horario tanto como te sea posible

Mantener límites temporales es crítico para el bienestar y el compromiso laboral. Esto es particularmente cierto cuando tantos empleados (y/o sus colegas) se enfrentan ahora al desafío de integrar las responsabilidades de cuidado de niños o cuidado de ancianos durante las horas regulares de trabajo. Es un desafío, incluso para los empleados sin hijos u otras responsabilidades familiares, a causa de que los dispositivos móviles mantienen nuestro trabajo con nosotros en todo momento.

Cumplir con un horario rígido, de 9 a 5 por ejemplo, puede resultar poco realista. Las personas necesitan encontrar los tempos y ritmos de trabajo que funcionen mejor para ellos. Esto se consigue fijándote cómo son tus ritmos circadianos y estableciendo periodos aptos para cada tipo de tarea a desempeñar.

Conviene parar durante 10 minutos de cada hora, o 5 de cada 25 minutos, lo que sea más adecuado a tus ritmos circadianos y ultradianos. Utiliza la técnica del pomodoro para esto, si no tienes uno de esos relojes de cuenta atrás de cocina en forma de tomate, ponlo en el móvil o en una extensión del navegador. Chrome, por ejemplo, tiene algunas para eso.

Es preciso ser conscientes y respetuosos con los horarios que otros puedan haber adoptado y quizás son diferentes a los tuyos. Algunos de nuestros colegas cocinan, otros podrían cuidar la siesta de un niño, para otros podría ser los momentos para tener tiempos en común con su pareja. Haz simplemente que los compañeros sepan que a ciertas horas tu respuesta puede ser más lenta de lo habitual. Cuando trabajas con Latinoamérica u otros países ten en cuenta los husos horarios. Para evitar equívocos haz las convocatorias de reunión con eventos de calendario, así cada persona que lo reciba lo hará con su hora específica.

Limita el uso del correo electrónico, no copies a muchas personas. Utiliza mejor Slack y hazlo de modo asíncrono, por ejemplo, mira si hay algo que atender en las pausas del pomodoro.

Crear límites temporales claros, con frecuencia, depende de la capacidad de coordinar el tiempo entre todas las personas involucradas. Esto requiere que los líderes de equipo ayuden a los empleados y colaboradores a estructurar, coordinar y administrar el ritmo de trabajo. Esto podría significar:

• Enfocarse más en objetivos que en presencia.
• Dar un gran margen de autogestión a las personas y a los equipos, centrándose también en la calidad de los entregables y en la rendición de cuentas, como si de una carrera de testigos se tratara (de hecho es una cadena cliente suministrador), para no penalizar a los compañeros. Aquí la clave es mantener los valores clave de cualquier equipo.
• Establece fechas límite para las entregas de las tareas. Puedes utilizar Trello para hacer un seguimiento de todo el proceso. Lleva a tu calendario solo las horas de las reuniones, el tiempo libre en la agenda es el que tienes para trabajar y vivir. Utiliza un color diferente para los eventos personales y los profesionales.
• Celebra regularmente reuniones virtuales de seguimiento. Así mantenemos un sentido de normalidad y de equipo que son claves. Dedica, al inicio de la reunión, un par de minutos a que cada participante para que cuente cómo se siente.

Organiza tu tiempo

El tiempo es un concepto abstracto y relativo. Cada persona, en cada contexto, lo percibimos de una forma diferente.

Más allá de la filosofía o de la física, o más acá si prefieres decirlo: el tiempo es vida. Por eso es tan importante gestionarlo de la forma más óptima posible. Gestiona tu tiempo y haz que las cosas ocurran.

Prioriza

Priorizar siempre es importante, ahora lo es más que nunca. Los empleados, particularmente aquellos que tienen mayores cargas de trabajo a medida que hacen malabarismos con las tareas familiares y laborales, deben prestar atención a priorizar aquello que es importante.

Mientras trabajan desde casa, los empleados a menudo se sienten obligados a proyectar la apariencia de productividad, pero esto puede llevarlos a trabajar en las tareas que son las más inmediatas en lugar de en las más importantes. Esta tendencia es contraproducente a largo plazo, incluso si beneficia la productividad a corto plazo, como sugieren diferentes investigaciones.

Trabajar todo el tiempo, incluso en sus tareas más importantes, no es la respuesta. Según algunas estimaciones, el trabajador del conocimiento en general, solo es productivo tres horas por día de promedio. En consecuencia, estas horas deben estar libres de interrupciones o multitarea. Es ahí dónde tienes que concentrar y enfocar aquellas tareas más importantes. Y recuerda, la multitarea no existe, nuestro cerebro procesa en serie, no en paralelo. Una interrupción breve puede suponer de hecho 23 minutos perdidos. Tenlo en cuenta para no estar pendiente de mensajes del móvil o de pequeñas distracciones. Anota en una hoja las ideas que te vengan a veces a la cabeza y después organiza su prioridad de ejecución.

Incluso antes de Covid-19, a las personas les resultaba difícil encontrar tres horas continuas para concentrarse en sus tareas principales. Con la eliminación de los límites laborales y familiares, el tiempo de los trabajadores nunca ha estado más fragmentado.

Las reuniones online

En general, yo estoy encantado con las reuniones online. Quizás sea, como ya he dicho, porque teletrabajamos desde el año 1994.

Cuando convoques una reunión ten claro el propósito de la misma (el para que), los objetivos a conseguir al final de la reunión y quiénes serían los participantes.

Busca consenso sobre la fecha y hora. Puedes utilizar Doodle para facilitar esta tarea y evitar mil correos de ida y vuelta, con todas las personas copiadas, que comerán más tiempo y energía que la reunión misma.

Algunas reuniones requerirán un orden del día previo. Otras veces serán más abiertas, en este caso es muy conveniente tener una escalera de bloques y tiempos, o un protocolo como ocurre en Holocracia, Sociocracia 3.0 o en varias de las herramientas de Teoría U para que la reunión fluya y no se eternice.

En la reunión tiene que haber una persona que actúa como facilitador, generalmente el anfitrión. Cuida que la reunión no pase de hora y media, pues el nivel de participación decae. Algunas veces es necesario “cargar las pilas” del equipo, utiliza una dinámica como “dos verdades y una mentira” o “adivina en quién estoy pensando” con preguntas y solo respuestas de si/no. Aquí tienes algunas ideas.

Otras veces hace falta un poco de sosiego, una interrupción de 2 ó 3 minutos de mindfulness consigue resultados sorprendentes.

Utiliza el chat de la videoconferencia, enviando mensajes uno a uno o a todas las personas. Aunque la herramienta que usas tenga iconos para ello, es genial hacerlo levantando o bajando el pulgar, aplaudiendo agitando las manos (el aplauso con ruido, clap, clap, ..., sería un distractor), o haciendo con las dos manos la paloma de la paz para pedir sosiego o una pausa.

Cuando hagas talleres on line hay muchas herramientas de pizarra que pueden ayudarte: Miro, Mural, ... son extremadamente útiles. Todas ellas permiten trabajar con paneles, post it, votaciones de ideas, e incorporar las mismas herramientas que utilizas en los talleres presenciales.

Puedes también utilizar herramientas para votación o integrar con tu centro de trabajo en Slack. Aquí tienes mi recomendación de 30+1 Herramientas Colaborativas. Cabrían muchas más, pero menos es más, por eso he utilizado los 10 criterios de selección que siempre aplicamos para elegir tecnologías. En ese documento te lo explico.

Los webinars son muy útiles cuando se trata de formación. Puedes dirigirte a decenas o cientos de personas y dejarlo grabado. Muchas veces son la ocasión para que contacten contigo y, con posterioridad, hacer una reunión online con los interesados.

A partir de 15 personas, facilitar talleres se vuelve muy complicado. Zoom te permite romper la reunión en pequeñas salas de forma que haces lo mismo que en los talleres presenciales cuando se hacen grupos para el trabajo en equipo. Esas pequeñas reuniones se incorporarán, tras unos minutos, a la reunión principal donde un portavoz comparte lo realizado.

¿Qué diferencia las reuniones online de las presenciales?

En positivo, cosas muy importantes:

• Asisten más personas y están más presentes y enfocadas, sin olvidar la reducción de la huella de carbono por la eliminación de viajes y traslados.
• Cuando utilizas OKR (Objetivos y Resultados Clave) o buenas prácticas de Holocracia, es más fácil el seguimiento. Al haber menos tiempo perdido en reuniones y traslados, hay más tiempo para construir, co-crear, prototipar y co-evolucionar.
• Curiosamente, se socializa más que antes. Todas con todas en vez de hacerlo solo en pequeños grupos como ocurre en las reuniones presenciales. Para los tímidos como yo es una forma de eliminar barreras.

En negativo:

• El contacto personal y la parte informal al finalizar las reuniones, alrededor de un café y con manos que se estrechan o abrazos.

Retos:

• El facilitador online, es necesario.Esto hace que sea más “mesa redonda” sin presidencias o jerarquías, lo cual resulta muy positivo.
• Siempre es necesario establecer un tiempo para las intervenciones, a algunas personas les resulta difícil de aceptar. Bien explicado, elimina intervenciones tediosas desde el Ego. El facilitador actúa también como time keeper.
• Armonizar los roles de facilitador y líderes jerárquicos sin que se sientan desautorizados. La gestión de tiempos y manos alzadas ayuda a esto. Si tu das la palabra y lo haces bien, todo fluirá.
• En ciertas reuniones, si facilitas, se hace más difícil participar que en las presenciales. Evita este doble rol siempre que sea posible.

Pon fin a tu jornada laboral

Establece una hora de finalización. A esa hora trata de cortar o unos minutos más tarde si estás terminando algo. El trabajo puede ser adictivo, para evitarlo, esta hora es el momento de dedicar 5 minutos a programar tu jornada del día siguiente. Serás más productivo al día siguiente, y saludable, si desconectas a continuación.

Los empleados que se sienten “on” todo el tiempo, corren un mayor riesgo de agotamiento cuando trabajan desde casa que si fueran a la oficina como de costumbre. A largo plazo, tratar de exprimir el trabajo cada vez que tenemos unos minutos para hacerlo, durante la siesta, el fin de semana o pausando una película por la noche, no solo es contraproducente sino también perjudicial para nuestro bienestar.

Todas las personas necesitamos encontrar nuevas formas, y ayudar a otras a hacer lo mismo, para dividir el tiempo no laboral y el espacio mental.

Tómatelo como un entrenamiento.

Estas son solo algunas recomendaciones que pueden ayudar a los trabajadores a mantener los límites entre su trabajo y su vida personal y, por lo tanto, evitar el agotamiento a largo plazo.

Los teletrabajadores necesitarán la flexibilidad para experimentar cómo hacer que sus circunstancias funcionen para ellos en estos tiempos impredecibles.

Piensa que tiempos impredecibles son los tiempos que vivimos, siempre será así. El entorno VUCA (Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo) es la nueva normalidad y los cisnes negros como el Coronavirus pueden venir periódicamente.

Entrena estas habilidades porque son para siempre.